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2017.07.12

居心地のいいオフィスを創るペーパーレス入門

今回のテーマは『居心地のいいオフィスを創るペーパーレス入門』です。

ペーパーレス化で整理されたオフィスは効率的で居心地がいい


いわゆるOA機器が世の中に出始めた1970年代がペーパーレス化のスタートと言われています。すでに提唱されて40年もたちますが、いまだにオフィスを見回すと書類棚や机の上に、たくさんの書類があふれています。
しかし、書類の山は、見た目にもいいものではありませんし、その中から必要な書類を探し出すという行為は、お世辞にも効率的とは言えません。
また、使うか使わないかわからない書類のために貴重なオフィススペースを取るというのも、もったいない話です。そのスペースを休憩や雑談するスペースに使えれば、居心地がよくなり、さらに仕事の効率も上がるでしょう。
ペーパーレス化は、書類で「メタボ化」したオフィスをダイエットして、居心地よく働きやすいオフィスに作り変えることができる原動力になるのです。

まずは紙を減らすところから始めるペーパーレス

ペーパーレスというと、書類はすべて電子文書化して、パソコンやタブレットの画面上で見る、というイメージが強いと思います。
紙を使わないことによるコスト削減と、データ化による効率化が目的とされるペーパーレス化。確かに先進的な企業では、会議室に液晶モニターやプロジェクターが設置され、会議での紙資料配布禁止などとしているところも少なくありません。

しかし、紙には視認性の高さや、書き込みのしやすさなど、生産性の高さから見るとメリットもあます。また、書類によっては紙で保管・保有しておかないといけないものもあります。
電子文書化は検索性を高めるというメリットもありますが、必要性の低い書類まで保存してしまうと、かえって管理が大変になってしまいます。

そこで、提案したいのが「ペーパーゼロ」ではなく「ペーパー削減」。つまりオフィスに氾濫している紙書類を整理して、必要最小限の書類は保存・保有しておくという方法です。
ポイントは、書類を整理・整頓すること。いつでも使える状態にしておき、効率的に書類を使えるようにするのが目標です。

ペーパーレスを実現する4つのステップ

ペーパーレスを実現するには「知る」「分ける」「減らす」「しまう」の4つのステップがあります。

まずは「知る」。オフィスのどこにどのような書類が存在していて、どのように使われているかを把握します。書類棚、机の引き出し、机の上、オフィスの片隅に積まれたダンボールの中など、すべての書類について聖域なく把握します。
次に「分ける」。「いる・いらない」「だれの書類か」「どれぐらいの頻度で必要か」という観点で分類します。これまで整理されていないと、いらない書類が大量にあることがよくわかります。この「わける」は非常に重要なプロセスです。
書類の仕分けが終わったら「減らす」。いらない書類は処分します。機密文書は外部委託で溶解処理をしたり、シュレッダー処理をしたりします。また、不要になった書類は捨てるだけでなく、リサイクル・リユースに出すなど、適切な方法で処分しましょう。
最後に「しまう」。しまうといっても、ただ書類棚に入れるだけではいけません。使う目的や使用頻度、重要度にあわせてしっかりと分類し、しまっていきます。

大切な「ルール」ぎめ

この4つのステップを実行する前に必要なのは、書類管理・整理のルールをしっかりと決めることです。書類を処分するタイミング、保管のしかた、作業中の書類の取り扱いなどを会社全体でしっかり決めることが大切です。このルールを決めておかないと、4つのステップで書類を整理しても、しばらくたったら、また元の書類あふれるオフィスになってしまいます。
このルールは、ペーパーレス化したオフィスを維持するためにとても大切なことです。したがってルール策定には全社員が参加し、合意形成の上で実行していくことが理想的です。

社員みんなで、居心地のいいオフィスを創るための、ペーパーレス化による「オフィスダイエット」。ぜひ、みなさんの会社でもチャレンジしてみてください。

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